Het opstellen van facturen is niet alleen een administratieve verplichting, maar vormt ook de basis van een gezond financieel beheer voor elk bedrijf. Niet alleen voor wettelijke naleving, maar ook om een transparante en professionele relatie met klanten te behouden. 

Wat moet er op een factuur staan?

Zorg ervoor dat uw briefpapier standaard de verplichte gegevens bevat, die onder andere vereist zijn door instanties zoals de belastingdienst. Deze gegevens omvatten uw bedrijfsnaam, adres, btw-nummer, rekeningnummer en KvK-nummer. Het is van belang om de juiste tenaamstelling en adressering te gebruiken. Daarnaast moet de datum waarop de factuur is opgesteld duidelijk worden vermeld samen met een uniek factuurnummer. 

Op de factuur zelf dienen specifieke bedragen te worden vermeld, waaronder het bedrag exclusief btw, het gehanteerde btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal door uw klant te betalen bedrag (inclusief btw). 

Tips factuur opstellen

Het opstellen van een factuur is een cruciaal onderdeel van een gezond financieel beheer en zakelijke relatie met uw klanten. Hieronder volgen enkele handige richtlijnen die u kunnen helpen met een vlotter betalingsproces en het versterken van uw professionaliteit in uw bedrijf.  

• Zorg voor een overzichtelijke factuur waarop duidelijk staat vermeld waarvoor de klant betaalt. Geef een gedetailleerde specificatie van zowel de geleverde goederen als diensten, inclusief de hoeveelheid.
• Het is raadzaam om de factuur snel na het leveren van de dienst te versturen en hierbij een heldere uiterste betalingstermijn te communiceren. De factuur moet uiterlijk vóór de 15e van de maand na het leveren van de dienst worden verzonden. 
• Een handige aanpak voor het opstellen van een factuur is het gebruik van een template dat je steeds kunt aanpassen. Dit draagt bij aan de consistentie in het facturatieproces.
• Als u de gewerkte uren in rekening brengt, sorteer deze dan op weekbasis, per project of per uitgevoerde taak. Vergeet niet het aantal uren, het uurtarief en de totale kosten te vermelden. Voeg eventuele deelbedragen samen tot een duidelijk eindbedrag, zodat de ontvanger de factuur snel en moeiteloos kan begrijpen. Houd in gedachten dat een eenvoudige factuur met weinig vragen doorgaans sneller wordt verwerkt.
• Geef op de factuur de betalingsvoorwaarden aan van uw bedrijf. Zie hier een voorbeeld van de betalingsvoorwaarden van Omnicas. 

Succesvol debiteurenbeheer

Het opstellen van een goede factuur vormt niet alleen de basis van financieel beheer, maar is ook van belang in het succesvol debiteurenbeheer van een onderneming. Het sturen van herinneringen kort na het verstrijken van de factuur gestelde betalingstermijn is een belangrijke strategie om tijdige betalingen te stimuleren. Op onze website vindt u hier een concept herinnering welke u kan gebruiken. Reeds na het versturen van deze herinnering, kunt u een vordering ter incasso aan ons overdragen.