Betalingsherinnering sturen

Het sturen van een betalingsherinnering, of u nu een kleine ondernemer bent of een groter bedrijf runt, is van groot belang in het behouden van een gezonde cashflow. Voor veel ondernemers is het geen dagelijkse kost om betalingsherinneringen te versturen. Omnicas legt u graag uit wat het is, hoe het werkt en wat te doen wanneer betaling uitblijft.

Wat is een betalingsherinnering?  

Een betalingsherinnering is een vriendelijke manier om klanten eraan te herinneren dat ze een factuur moeten betalen. Het is een brief waarin u beleefd vraagt om het openstaande bedrag binnen een bepaalde tijd te betalen. De brief kan uiteraard ook per mail verstuurd worden. Deze herinnering helpt klanten om te herinneren aan hun betalingsverplichting zonder hen meteen aan te manen. Het doel is om de communicatie open te houden en de betaling zo vlot mogelijk te laten verlopen. Het is belangrijk om niet te lang te wachten met het versturen ervan, meestal gebeurt dit kort nadat de betalingstermijn is verstreken. 

Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning? 

Het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning zit vooral in de toon en urgentie. Een betalingsherinnering is vriendelijk en informeert de klant beleefd over een openstaande factuur. Het is een eerste herinnering om aan de factuur te voldoen. Een aanmaning of sommatie is echter formeler en dringender. Voor particulieren is dit bijvoorbeeld een WIK- of 14 dagen brief, terwijl voor bedrijven doorgaans een ingebrekestelling wordt gebruikt. Hierbij kunnen er extra kosten in rekening worden gebracht. Bij een WIK-of 14 dagen brief wordt de inhoud wettelijk getoetst, het is daarom van belang dat het klopt. Om ervoor te zorgen dat dit correct wordt afgehandeld, is het raadzaam om het uit te besteden. Bij Omnicas staan we klaar om dit tot in de puntjes voor u te regelen. Daarbij bieden we verschillende conceptbrieven aan, zowel een laatste aanmaning voor een particulier (WIK- of 14 dagen brief) als voor een bedrijf (ingebrekestelling). 

Betalingsherinnering voorbeeld  

Een goede betalingsherinnering bevat een aantal belangrijke onderdelen zoals de klantnaam, factuurnummer en vervaldatum. Ook moet een betalingsherinnering het openstaande bedrag en betalingsinstructies bevatten, inclusief bankgegevens of een betaallink. Daarbij is het noodzakelijk om een duidelijke deadline vast te stellen en de mogelijke gevolgen van niet-betaling te vermelden. De herinnering moet vriendelijk worden afgesloten met contactgegevens voor verdere vragen. Bekijk hieronder een voorbeeld van een goede betalingsherinnering.

Beste [klantnaam],

Hierbij willen we u vriendelijk herinneren aan de openstaande factuur met nummer [factuurnummer] van [vervaldatum]. Het bedrag van [bedrag in euro’s] dient nog te worden voldaan. U kunt de factuur in de bijlage vinden.

Gelieve het verschuldigde bedrag over te maken naar onze bankrekening [banknaam, rekeningnummer] of gebruik te maken van de betaallink [betaallink]. We stellen het op prijs als u dit binnen [aantal] dagen doet om verdere maatregelen te voorkomen.

Indien de betaling reeds heeft plaatsgevonden, kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen.

Voor eventuele vragen staan we graag tot uw beschikking.

Met vriendelijke groet,

[Bedrijfsnaam]

[Contactgegevens]   

Indien een betalingsherinnering niet het gewenste resultaat oplevert, kunt u een 14 dagen brief versturen. Deze brief informeert de andere partij over een onbetaalde financiële verplichting en geeft hen een termijn van 14 dagen om hieraan te voldoen, voordat verdere stappen worden ondernomen. Wilt u het versturen van een 14 dagen brief uit handen geven? Bij Omnicas kunnen wij dit voor u overnemen en ervoor zorgen dat het herinneringsproject aan alle wettelijke vereisten voldoet. Vul hier uw gegevens in.

Wat als betaling na herinnering uitblijft? 

Omnicas incassobureau heeft ruime ervaring in het innen van moeilijk inbare vorderingen, zowel op minnelijke als gerechtelijke wijze. We kunnen een incassoprocedure starten om de betaling te innen. Als dit niet slaagt, kunnen we een gerechtelijke procedure overwegen. 

Omnicas staat klaar om u te helpen, zodat u uw openstaande vorderingen snel en efficiënt kunt innen. Wilt u meer informatie over onze werkwijze? Vraag dan hier vrijblijvend informatie aan.