Hulp nodig bij het inrichten van uw debiteurenbeheer? 5 Tips:

Debiteurenbeheer krijgt geheel ten onrechte in veel bedrijven niet de aandacht die het verdient. Ondernemers hebben vaak meer interesse in de behaalde dan de betaalde omzet. Dit terwijl wanbetaling uiteindelijk kan leiden tot serieuze liquiditeitsproblemen, of zelfs tot – te voorkomen – faillissementen. Er zijn schattingen dat wanbetaling de oorzaak is van een kwart van de faillissementen!

Wat kunt u doen om uw geld (op tijd) te krijgen? Wij geven u 5 tips voor succesvol debiteurenbeheer.

1. Voorkomen is beter dan genezen.

Het merendeel van uw klanten zal uw nota’s gewoon op tijd betalen. Door het strikt navolgen van een aantal maatregelen, is het mogelijk dubieuze debiteuren zoveel mogelijk te voorkomen.

Weet met wie u zaken doet.

Check uw nieuwe klanten snel op bijvoorbeeld kredietwaardigheid, betaalgedrag etc. Dit kan al tijdens een eerste gesprek, maar verzamel gegevens bij derden zoals bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, het Insolventieregister, zoekmachines etc. Een echte klant is immers een betalende klant. Houdt eveneens uw bestaande klanten in de gaten, let bijvoorbeeld op veranderingen in het betalingsgedrag.

Algemene Voorwaarden.

Stel goede AV op, deze kunnen veel problemen voorkomen. Neem in de voorwaarden zaken op als betalingstermijnen, betalingsafspraken, rente- en kostenvergoeding bij te late betaling, eigendomsvoorbehoud, reclamatietermijnen en leveringsvoorwaarden. Maak in uw offerte reeds de condities en AV duidelijk en zorg dat klanten deze op voorhand accepteren.

Facturatie.

Stuur (deel)facturen zo snel mogelijk. Zodra u heeft geleverd heeft u recht op betaling. Zorg voor een correcte en duidelijke factuur. Gebruik de betalingstermijn genoemd in uw algemene voorwaarden en wij hier niet van af. Het is niet verstandig de betalingstermijn af te stemmen op de wensen van de klant. Klanten met een korte betalingstermijn kunnen zich dan benadeeld voelen.

2. Maak van debiteurenbeheer een aparte taak in uw organisatie.

Vaak wordt debiteurenbeheer ‘er even bij gedaan’ wanneer er tijd over is en wordt er te weinig tijd voor vrij gemaakt. Dit terwijl wanbetaling een serieus liquiditeitsprobleem kan veroorzaken. Beter is om er een aparte taak van te maken, waarbij er over taken en bevoegdheden duidelijke afspraken zijn. Spreek bijvoorbeeld af wie er binnen uw bedrijf betaalafspraken mogen maken. Ondernemers dienen regelmatig tijd vrij te maken om met de debiteurenbeheerder te overleggen, zodat er tijdig ingegrepen kan worden indien de debiteurenstand te hoog dreigt op te lopen.

3. Beloon goed betaalgedrag.

Geef bijvoorbeeld korting bij betaling binnen 7 dagen of beloon vaste klanten op een andere manier bij correct betalen. In andere landen wordt hier al veel vaker gebruik van gemaakt. Bij het verstrekken van een korting, kunt u beter het initiatief hiervoor in eigen hand houden. Het is bijvoorbeeld beter om een paar procent van het factuurbedrag terug te storten bij tijdige betaling, dan om debiteuren zelf minder over te laten maken indien ze binnen een bepaalde termijn betalen. In praktijk wordt hier nog wel eens misbruik van gemaakt, zodat u alsnog een deel van het factuurbedrag moet invorderen.

4. Zorg voor een strak debiteurenbeheer.

Het is een absolute must om voor een goede opvolging van uw factuur te zorgen.

• Bel net voor het verstrijken van de betalingstermijn. Uw debiteur weet dan dat u er bovenop zit.

• Stuur een dag na de vervaldatum een (14-dagen)herinnering. Wees origineel en vriendelijk in uw tekst.

• Blijf bij niet betalen telefonisch in contact met uw debiteur en achterhaal de reden van niet betalen.

• Stel voor uzelf termijnen voor het versturen van herinneringen etc. en ben consequent in het hanteren van deze termijnen.

• Stuur na de vervaldatum van de herinnering een aanmaning met een zakelijkere toon.

• Neem geen nieuwe opdrachten aan voordat de oude betaald is.

• Stuur tenslotte een ingebrekestelling om debiteur er op te wijzen dat bij uitblijven van betaling de factuur uit handen wordt gegeven aan een incassobureau. Noem ook het incassobureau.

5. Regel een degelijk incassotraject.

Komt uw geld ondanks strak debiteurenbeheer niet binnen, zorg dan voor een (minnelijk) incassotraject. Een incassobureau zorgt voor meer druk op een debiteur en dus een beter resultaat. Wacht na het versturen van de ingebrekestelling niet te lang met het daadwerkelijk overdragen van de vordering, anders verliest u geloofwaardigheid. Tevens maakt te late overdracht de kans op succes aanzienlijk kleiner.

Mocht het minnelijke incassotraject eveneens niet voor een betaling zorgen, dan kunt u kiezen voor een juridisch traject. Het is verstandig een incassobureau achter de hand te hebben, zodat u er geen hoeft te zoeken wanneer u er echt een nodig heeft.

Tot slot.

In dit artikel wordt een standaard debiteurenbeheer proces beschreven. Uiteraard kan dit van onderneming tot onderneming verschillen, maar in grote lijnen is de procedure bijna altijd te volgen.