Storneren zonder reden: wat kun je doen?
Als ondernemer heeft u ongetwijfeld weleens te maken gehad met een klant die een betaling storneert. Soms gebeurt dit terecht, bijvoorbeeld bij fraude of een dubbele afschrijving. Maar in de praktijk zien we dat storneringen vaak onterecht plaatsvinden, bijvoorbeeld omdat een klant de betaling niet herkent, het oneens is met een factuur of simpelweg zijn betaling uitstelt. In deze blog leggen we uit wat storneren is, waarom het gebeurt en wat u als organisatie kunt doen om storneringen te voorkomen of hier effectief mee om te gaan. Ook leggen we uit hoe Omnicas u hierbij kan ondersteunen. Heeft u vragen of wilt u meer informatie? Neem dan gerust contact met ons op.
Wat is storneren?
Storneren betekent dat een klant via zijn of haar bank een eerder automatisch afgeschreven bedrag laat terugboeken. Dit kan zonder opgaaf van reden binnen 56 dagen na afschrijving (bij SEPA-incasso’s) en zelfs tot 13 maanden bij ongeautoriseerde afschrijvingen. De klant hoeft hiervoor geen contact met u op te nemen, de terugboeking gebeurt direct via de bank.
Waarom storneren klanten, ook als de betaling terecht is?
In de praktijk zien we een aantal veelvoorkomende redenen waarom klanten storneren, terwijl de incasso wél legitiem is:
- Ze herkennen de naam op het bankafschrift niet, er staat bijvoorbeeld een andere naam in plaats van uw bedrijfsnaam.
- Ze zijn het niet eens met een factuur, maar nemen geen contact met u op.
- Ze proberen betaling uit te stellen of te vermijden.
- Ze denken dat storneren een geldige manier is om een abonnement of overeenkomst op te zeggen.
Hoewel klanten het recht hebben om te storneren, betekent dat niet dat de betaling niet verschuldigd is. Integendeel: het bedrag blijft openstaan en u blijft gerechtigd om het bedrag te innen.
Wat kunt u als organisatie doen om storneringen te voorkomen?
U kunt storneringen nooit volledig uitsluiten, maar wél minimaliseren met duidelijke communicatie en goed ingerichte processen. Onze tips:
- Gebruik een herkenbare omschrijving bij incasso’s
Laat duidelijk vermelden op het bankafschrift van de klant om welke organisatie of dienst het gaat. Vermeld indien mogelijk ook klant- of factuurnummer. - Informeer vooraf over de incasso
Stuur een herinnering of aankondiging voor de incasso plaatsvindt, zodat klanten niet worden verrast. - Wees laagdrempelig bereikbaar bij vragen of bezwaren
Klanten die zich gehoord voelen, zullen minder snel geneigd zijn om zonder overleg te storneren. - Monitor storneringen actief
Volg via Omnicas direct op wanneer een incasso gestorneerd wordt. Reageer snel met een herinnering, contactmoment of betalingsverzoek.
Wat als een stornering onbetaald blijft?
Komt u er met uw klant niet uit, of blijft de betaling uit ondanks herinneringen? Dan staat Omnicas voor u klaar! Samen met u bekijken we de situatie en zorgen we voor een passende opvolging: van een vriendelijk betaalverzoek tot het starten van een incassotraject indien nodig.
We begrijpen dat u zich wilt richten op uw onderneming, niet op achterstallige betalingen. Daarom nemen wij het proces uit handen en zorgen we voor correcte, professionele en klantvriendelijke opvolging van openstaande posten.
Conclusie: storneren hoeft geen struikelblok te zijn
Hoewel storneringen vervelend kunnen zijn, zijn ze goed beheersbaar met de juiste aanpak. Door klanten tijdig te informeren, helder te communiceren en storneringen actief op te volgen, voorkomt u misverstanden en onnodige betalingsachterstanden. En blijft betaling alsnog uit? Dan ondersteunt Omnicas u met een gerichte en effectieve opvolging.
Wilt u advies of hulp bij het omgaan met storneringen in uw organisatie? Neem contact met ons op. Wij helpen u graag verder!
