Het opstellen van een 14 dagen brief
Op 1 juli 2012 is de wet incassokosten (WIK) in werking getreden, waarbij de incassokosten wettelijk geregeld worden. Deze wet is van toepassing op vorderingen op consumenten. De wet bepaalt hoe en hoeveel buitengerechtelijke kosten er in rekening gebracht mogen worden. Voor dat buitengerechtelijke kosten berekend mogen worden, bent u verplicht uw debiteur ten minste één herinnering (14 dagen brief) te sturen zonder kosten en met een betalingstermijn van 14 dagen. Tevens dient u in deze herinnering de gevolgen van niet betaling aan te geven. In dit artikel vindt u tips voor het opstellen van een 14 dagen brief
In deze 14 dagen brief dient expliciet de 14-dagen termijn te staan en wat de hoogte van de maximale incassokosten gaat worden als betaling uitblijft. Nadat deze brief verzonden is, mogen er pas buitengerechtelijke kosten berekend worden. Deze mogen niet hoger zijn dan wettelijk bepaald.
Download gratis het voorbeeld van de 14 dagen brief.
| 14 dagen brief – BTW plichtig | Bekijk voorbeeld » | .png) |
| 14 dagen brief – niet-BTW plichtig | Bekijk voorbeeld » | |
In de praktijk blijkt dat sinds de invoering van de nieuwe wet incassokosten, bedrijven vaak niet aan de voorwaarden van de 14 dagen brief voldaan hebben. Mocht vrijwillige betaling uitblijven en er vervolgens gerechtelijke stappen nodig zijn, dan is het dossier niet compleet en is het risico tot afwijzing van de kosten door de rechtbank aanzienlijk. Het is dus van groot belang dat u voldoet aan de eisen gesteld in de nieuwe wet incassokosten.
OPSTELLEN VAN EEN 14 DAGEN BRIEF
De 14 dagen brief dient aan de volgende voorwaarden te voldoen:
1. Geef aan dat uw debiteur een termijn van 14 dagen heeft om alsnog kosteloos te betalen.
2. Vermeld het bedrag aan incassokosten die in rekening gebracht worden bij niet betalen. Dit bedrag komt overeen met de maximale incassovergoeding conform de wetgeving. Een calculator om deze kosten uit te rekenen vindt u terug op onze site.
3. Indien u niet btw-plichtig bent, vermeld dan dat u de btw niet kunt verrekenen en dat de incassokosten met het btw-percentage zijn verhoogd.
4. Vermeld dat indien betaling uitblijft, de incassokosten en (contractuele) rente in rekening gebracht zullen worden.
5. U hoeft niet de maximale incassovergoeding in rekening te brengen bij een tweede herinnering. U dient in de 14 dagen brief echter wel altijd de maximale incassokosten te vermelden.
6. Als u meerdere openstaande facturen of termijnbedragen heeft op één debiteur, dan dient u alle openstaande bedragen bij elkaar op te tellen en over dit bedrag de incassokosten uit te rekenen.
Meer informatie over de 14 dagen brief, wet incassokosten, een concept 14 dagen brief welke u mag gebruiken en een handige calculator om de incassokosten uit te rekenen vindt u op onze site onder aanmaningstraject.
De nieuwe wet incassokosten is overigens niet van toepassing op vorderingen op bedrijven. Hierbij zijn nog steeds de contractuele afspraken tussen u en uw klant of uw betalings-, leverings- of algemene voorwaarden van toepassing.
