10 Handige tips voor het opstellen van uw factuur
Een van de meest essentiële dingen van het runnen van een bedrijf is het opstellen van facturen aan uw klanten. Een factuur zorgt er immers voor dat er geld binnenkomt en zonder geld kan een bedrijf niet bestaan. Uiteraard wilt u dat uw facturen ook op tijd voldaan worden. Dit is ook belangrijk voor de continuïteit en cash flow positie van uw bedrijf. Juist factureren is de eerste stap in succesvol debiteurenbeheer.
Tips opstellen factuur:
1. Zorg dat op uw briefpapier standaard gegevens staan die verplicht zijn voor bijvoorbeeld de belastingdienst, zoals uw bedrijfsnaam, adres, btw-, rekening- en KvK nummer.
2. Gebruik de correcte tenaamstelling en adressering. Vraag bij twijfel naar het KvK nummer van het bedrijf of naar de voorletters (en zo mogelijk de geboortedatum) van een particuliere klant.
3. De datum waarop de factuur is uitgereikt.
4. Een uniek factuurnummer.
5. Zorg voor een duidelijke factuur, waaruit blijkt waarvoor cliënt betaalt. Geef een specificatie van de geleverde goederen en diensten en de geleverde hoeveelheid.
6. Het bedrag exclusief btw, het door u gehanteerde btw tarief, het bedrag aan btw en het totaal door uw klant te betalen bedrag (inclusief btw).
7. Geef aan hoe u betaald wilt worden, onder vermelding van welk kenmerk.
8. Wacht niet te lang met het versturen van de factuur.
9. Stel een duidelijke uiterste betalingstermijn.
10. Geef op uw factuur aan dat u de Betalingsvoorwaarden van (bijvoorbeeld) Omnicas hanteert.
Indien u bovenstaande tips opstellen factuur volgt, dan voorkomt u in ieder geval dat niet wordt betaald vanwege onduidelijkheden in de opmaak van de factuur. Een juiste factuur is ook belangrijk mocht een nota onbetaald blijven. In de praktijk blijkt namelijk vaak dat kwaadwillende debiteuren onjuistheden zoeken op facturen om zo onder betaling uit te komen. Met een juiste nota geeft u deze groep debiteuren hier de kans niet toe.
EERSTE STAP IN SUCCESVOL DEBITEURENBEHEER
Een correcte factuur is ook de eerste stap in succesvol debiteurenbeheer. Stuur kort na het verstrijken van de betalingstermijn de herinnering. Een concept herinnering welke u mag gebruiken vindt u op onze site. Reeds na het versturen van deze herinnering, kunt u een vordering ter incasso aan ons overdragen.
