Heeft u een aanmaningsbrief nodig voor een openstaande factuur? Als ondernemer heeft u waarschijnlijk weleens te maken met wanbetalers. Als uw factuur niet wordt betaald, kunt u zelf een betalingsherinnering en, indien nodig, een aanmaningsbrief sturen. Dit kan ervoor zorgen dat de onbetaalde factuur alsnog in veel gevallen wordt betaald. Wij leggen u uit wat een aanmaningsbrief is, wanneer deze verstuurd wordt, hoe een aanmaningsbrief werkt, wat er in staat en tot slot geven wij een aantal tips bij het versturen ervan.

Wat is een aanmaningsbrief?

Een aanmaningsbrief is een brief die u verstuurt naar een debiteur die niet binnen de overeengekomen betalingstermijn betaalt. De aanmaning herinnert de debiteur aan de openstaande factuur en vraagt om het openstaande bedrag zo spoedig mogelijk te betalen. Het versturen van een aanmaningsbrief is een laatste stap voordat er andere stappen ondernomen worden. Bij Omnicas zijn wij gespecialiseerd in het opstellen van een laatste aanmaning en deze te versturen naar de debiteur. Daarnaast bieden wij ook een voorbeeld voor uw particuliere of zakelijke debiteur, zodat u zelf een laatste aanmaning kunt versturen. Dit voorbeeld kunt vinden onder deze tekst. Als u meer informatie wilt over een vordering op een particulier en wat uw opties hierin zijn, bezoek dan onze aanmaningstraject pagina. 

Wanneer stuurt men een aanmaningsbrief?

Het versturen van een aanmaningsbrief is afhankelijk van de betalingstermijn die u met de klant heeft afgesproken. Vaak wordt er een termijn van 14 of 30 dagen gehanteerd. Wanneer deze termijn is verstreken en de betaling nog niet is ontvangen, kunt u een aanmaningsbrief versturen. Door de aanmaningsbrief te versturen geeft u de klant nog een kans om de factuur te betalen voordat er verdere stappen worden ondernomen. Vaak is het zo dat de klant vergeten is om de factuur te betalen en kan een aanmaning tot betaling leiden. In sommige gevallen kan er echter sprake zijn van een conflict over de openstaande factuur. Een aanmaningsbrief kan dan ook gebruikt worden om dit dispuut te beslechten.

Hoe werkt een aanmaningsbrief?

Een aanmaningsbrief biedt uw debiteur een laatste betalingsmogelijkheid voordat de vordering ter incasso uit handen wordt gegeven. In een laatste aanmaning kan de debiteur worden gewaarschuwd voor de consequenties van niet-betaling, zoals de verschuldigdheid van rente en incassokosten. Een aanmaningsbrief is doorgaans dwingend van toon. Een aanmaning met een vriendelijke tekst is ook mogelijk, maar voor zakelijke klanten adviseren wij een zakelijke formulering. In plaats van een vriendelijke aanmaning kunt u beter een vriendelijke betalingsherinnering versturen. In een aanmaningsbrief moet immers duidelijk zijn dat het serieus is en dat het de laatste mogelijkheid betreft om alsnog vrijwillig te betalen voordat kostenverhogende incassomaatregelen worden genomen. Het is erg belangrijk om zorgvuldig te werk te gaan bij het versturen van een aanmaningsbrief. De brief moet voldoen aan de juridische richtlijnen en de klant herinneren aan de openstaande betaling.

Wat staat er in een aanmaningsbrief?

Het is belangrijk dat uw aanmaningsbrief de juiste informatie bevat voordat u deze verstuurd naar de debiteur. De aanmaning moet aan een aantal juridische vereisten voldoen. Wijkt u  af van deze regels, dan kan een rechter deze brief mogelijk beschouwen als ‘gewone’ correspondentie, en niet als aanmaning. Hieronder is vermeld welke onderdelen essentieel zijn in uw aanmaningsbrief:

1. De vermelding dat het om een aanmaning gaat.
2. Het factuurnummer.
3. Het debiteurnummer of klantnummer.
4. De verwachting van de debiteur. Deze moet het factuurbedrag op uw bankrekening met nummer X betalen binnen een X aantal dagen. Een specifieke datum noemen kan ook.
5. Optioneel: een kopie van de facturen meesturen. Dit kan gezien worden als een sympathiek gebaar richting de debiteur.

Als deze onderdelen in uw aanmaningsbrief staan dan is de aanmaning compleet. Heeft u hulp nodig bij het opstellen van een aanmaningsbrief? Wij helpen u graag verder. Zo kunt u ons voorbeeld van een aanmaningsbrief bekijken onderaan deze tekst. Zo weet u zeker dat uw aanmaningsbrief de juiste onderdelen bevat. Weet u niet zeker of dit wel voldoende is, kunt u ook de laatste aanmaning laten versturen door ons. Dit kan effectiever zijn doordat er dan meer druk wordt gevoeld door de debiteur. 

Tips bij het versturen van een aanmaningsbrief

Om ervoor te zorgen dat uw aanmaningsbrief helemaal in orde is en om ervoor te zorgen dat de debiteur snel tot betaling overgaat, geven wij u graag een aantal tips om u verder op weg te helpen.

Tip 1: Gebruik een zakelijke toon

Een aanmaning is een zakelijke brief en moet daarom een zakelijke toon hebben. Vermijd emoties en gebruik een duidelijke en professionele taal. Op die manier laat u zien dat u de zaak serieus neemt en dat betaling noodzakelijk is.

Tip 2: Verwijs naar eventuele rente en incassokosten

Als uw debiteur niet tijdig betaalt, kunnen er rente en incassokosten in rekening worden gebracht. Verwijs daarom in uw aanmaningsbrief naar eventuele bijkomende kosten. Zo weet uw debiteur wat er te wachten staat als er niet tijdig wordt betaald.

Tip 3: Wees duidelijk over de consequenties

Als uw debiteur ook na de aanmaningsbrief niet betaalt, heeft u geen andere keuze dan de vordering ter incasso uit handen te geven. Wees daarom duidelijk over de consequenties van niet-betaling. Vermeld dat u genoodzaakt bent om de vordering ter incasso uit handen te geven als de betaling uitblijft en dat uw debiteur dan ook de kosten van het incassotraject moet betalen.

Wanneer u hulp nodig heeft bij het opstellen van een aanmaningsbrief voor een openstaande factuur, kunt u vertrouwen op onze expertise. Een aanmaningsbrief is een krachtig instrument om debiteuren te herinneren aan hun betalingsverplichtingen en om verdere stappen te voorkomen. Als u nog steeds twijfelt over de juiste aanpak, staan wij klaar om u te helpen. U kunt ons voorbeeld van een aanmaningsbrief bekijken of ervoor kiezen om de laatste aanmaning door ons te laten versturen. Wilt u contact met ons opnemen? Dan kunt u informatie aanvragen of contact met ons opnemen.